Wanneer je werknemers hebt en je werkt in een kantoorsetting dan is de vraag ongetwijfeld al een keer voorbij gekomen of ze thuis mogen werken. Wellicht niet hele werkweken, maar ten minste toch wel een aantal dagen. Je kan er als werkgever ook bijna niet meer omheen om dit toe te zeggen. Het is vooraf wel goed om een aantal zaken professioneel aan te pakken en het zakelijk te benaderen. Wanneer je dit namelijk niet doet, zul je vroeg of laat merken dat het ten koste gaat van jouw zakelijk reputatie of resultaten. Welke zaken goed zijn om af te spreken? Lees snel verder.
Eén team, één systeem
Het is goed om vooraf als werkgever helder te zijn over de systemen die jullie gaan gebruiken, en daar ook aan vast te houden. Dus geen mails via privéservers en/of privé-accounts. Ook is het goed om bijvoorbeeld de telefonie in de cloud te regelen. Hiermee houd je als werkgever grip op het verkeer wat er zowel onderling als met de klant is. Ook kun je alles op eenzelfde wijze noteren en rapporteren wanneer er van één systeem gebruik gemaakt wordt. Spreek dit af en geef mensen ook duidelijk instructies hierover.
De spullen
Daarnaast is het natuurlijk van belang dat je je werknemers voorziet van de nodige hardware. Natuurlijk mogen ze dit af en toe ook privé gebruiken, maar het is wel goed om hier vooraf helderheid over te scheppen. Hoeveel en wanneer mag het voor privé gebruikt worden? En geldt dit alleen voor de persoon zelf, of mogen kinderen ook gamen op de zakelijke laptop? Wellicht klinkt het kinderachtig om dit vooraf te moeten bespreken, maar dit kan wel lastige discussies in de toekomst voorkomen.
Aanwezigheid
Ook is het goed om vooraf duidelijk te zijn over de momenten en dagen dat iedereen wél op kantoor is. Mensen moeten niet opeens het gevoel krijgen dat ze een soort van kunnen verdwijnen. Ga bijvoorbeeld voor twee dagen thuis en drie dagen op kantoor. Bepaal vooraf wie wanneer op kantoor is. Enerzijds omdat je misschien wilt krimpen qua kantoorruimte en je dus zeker wilt weten dat er wel werkplekken genoeg zijn. Anderzijds om te voorkomen dat het altijd dezelfde mensen zijn die samen op kantoor zijn, en er zo dus onderling clubjes ontstaan. Probeer hier dus een gezonde mix in te vinden die voor alle betrokkenen fijn voelt.
Naast bovenstaande zakelijke aanpak is het ook goed om te focussen op de leuke en sociale aspecten van werk. Dit is minstens zo’n belangrijk onderdeel van werken. Kijk dus wanneer er een borrel gehouden kan worden en investeer hier ook geld in. Je zult merken dat dit de onderlinge band al snel zeer versterkt en de binding met het bedrijf ook bevordert.
Kortom; thuiswerken is voor veel medewerkers een verademing, maar zorg er wel voor dat iedereen aan boord blijft en betrokken is bij de organisatie. Alleen dan is het een construct wat op de lange termijn werkt. Succes!